Pour faciliter et simplifier le moment du retour des voyageurs et de la restitution du véhicule, vous pouvez mettre en place un processus de restitution.
Pour un processus de restitution efficace, commencez par appeler le voyageur la veille de son retour pour vérifier que tout va bien et confirmer l'heure de restitution prévue.
Une fois que les voyageurs ont quitté le véhicule et déchargé leurs affaires, faites le tour du camping-car pour vérifier qu'il n'y a pas de dégâts et documentez l'état du véhicule.
Inspection de votre véhicule
Vérifiez l'état de votre camping-car après chaque voyage. Vous pouvez le faire facilement à l'aide du contrat de location fourni.
Il est important de procéder ensemble à l'inspection du camping-car et de remplir le contrat de location. De cette façon, vous pouvez vous mettre d'accord sur l'état du camping-car et les coûts des dommages, ce qui évite d'éventuels litiges ultérieurs. Il est important d'être totalement transparent avec votre locataire à ce stade. Communiquez clairement vos conclusions avant de passer au règlement des coûts des dommages.
N'oubliez pas de prendre des photos et des notes détaillées de tout nouveau dommage et faites signer le contrat de location au le voyageur. Cela vous sera utile lors du dépôt des demandes d'indemnisation.
Remplir le contrat de location
Vous devrez remplir la section "jour de retour" du contrat de location lors de l'inspection du véhicule. Parcourez le document avec le voyageur et faites-lui faire un tour pour vérifier l'état du véhicule, y compris les dommages, le kilométrage et le niveau de carburant. Le contrat de location couvre :
Heure de restitution du véhicule
Si le voyageur restitue le véhicule avec plus de deux heures de retard, vous êtes en droit de lui facturer une demi-nuit en plus. Si le retard du voyageur empêche une autre réservation, vous êtes en droit de lui facturer une nuit complète par période de huit heures, plus des frais administratifs de 100 €.
Carburant
Vérifiez si le niveau de carburant est le même que celui indiqué sur la feuille de départ du contrat de location. Si ce n'est pas le cas, facturez le montant convenu par ¼ de la caution.
Kilométrage
Afin de déterminer le kilométrage du voyageur, comparez le kilométrage affiché sur le compteur kilométrique du véhicule avec le nombre indiqué sur la feuille de restitution du contrat de location. Si le nombre ne correspond pas au forfait kilométrique du client, vous êtes en droit de lui facturer le montant additionnel convenu, par km.
Nettoyage du véhicule
Vérifiez que le voyageur a laissé le camping-car dans un état de propreté raisonnable. Cela inclut l'extérieur et l'intérieur, ainsi que le dépôt de déchets, le réservoir d'eau grise et le dépôt d'eau. Vous êtes en droit de lui facturer des frais de nettoyage s'il n'a pas pris soin de votre véhicule.
Dommages
Le contrat de location est accompagné de deux dessins techniques du van, l'un pour signaler les dommages présent avant le voyage et l'autre illustrant l'état du véhicule à sa restitution. Sur le second dessin, utilisez des lignes pour indiquer les éraflures et des croix pour les dommages. Les formulaires vous permettent également de décrire les dommages indiqués.
Comparez soigneusement la feuille de départ avec celle du retour, en utilisant des photos pour illustrer l'état du véhicule avant et après le voyage, avant de rédiger une estimation du coût des réparations. Essayez autant que possible de vous mettre d'accord avec le voyageur sur le montant à régler.