Ricevere i viaggiatori al loro ritorno e ritirare il vostro veicolo non è un problema se avete stabilito un protocollo di check-out.
Un buon protocollo di check-out inizia il giorno prima della data di rientro del cliente. Chiamateli per sapere se tutto va bene e confermate se arriveranno all'ora prevista per il check-out.
Quando i viaggiatori sono saliti a bordo con le loro cose, fate un giro per ispezionare il camper alla ricerca di eventuali danni e documentare le condizioni del veicolo.
Ispezione del veicolo
Il controllo delle condizioni del camper dopo un viaggio con un cliente non deve essere un'ipotesi. Ecco perché i nostri Host utilizzano il contratto di noleggio per ispezionare il veicolo e chiudere con successo la prenotazione.
È importante procedere insieme al controllo del camper e alla compilazione del contratto di noleggio. In questo modo potrete concordare lo stato del camper e i costi dei danni, evitando così controversie in seguito. In questa fase è importante essere trasparenti al 100% con il noleggiatore. Comunicate chiaramente le vostre conclusioni prima di passare alla definizione dei costi dei danni.
Non dimenticate di scattare foto e annotazioni dettagliate di ogni nuovo danno e di far firmare il contratto di noleggio al viaggiatore. Questo vi aiuterà nella presentazione delle richieste di risarcimento.
Compilazione del contratto di noleggio
Durante l'ispezione del veicolo, dovrete compilare la sezione "giorno di riconsegna" del contratto di noleggio. Esaminate il documento insieme al viaggiatore e fategli fare un giro per verificare le condizioni del veicolo, compresi i danni, il chilometraggio e il livello del carburante. Il contratto di noleggio comprende:
Orario del protocollo di check-out
Se il viaggiatore arriva in ritardo di oltre due ore, avete il diritto di addebitare una tariffa di mezza notte. Se il ritardo ostacola un'altra prenotazione, potete addebitare una notte intera per ogni periodo di otto ore più una tassa amministrativa di 100 euro.
Carburante
Verificate che il livello del carburante sia uguale a quello indicato sul foglio di partenza del contratto di noleggio. In caso contrario, addebitate l'importo concordato per ¼ del deposito.
Chilometraggio
Confrontate il chilometraggio sul contachilometri con quello indicato sul foglio di partenza del contratto di noleggio per determinare il chilometraggio del vostro Traveller. Se il numero non rientra nel pacchetto chilometrico del cliente, potete addebitare l'importo concordato per km.
Pulizia
Verificate se il vostro Viaggiatore ha lasciato il camper in uno stato ragionevolmente pulito. Questo include l'esterno e l'interno, nonché il deposito dei rifiuti, il serbatoio delle acque grigie e il deposito dell'acqua. È possibile addebitare al cliente un costo di pulizia se non si è preso cura del camper in modo adeguato.
Danni
Il contratto di noleggio è corredato da due disegni tecnici del furgone, uno per evidenziare i danni prima della partenza e uno il giorno della riconsegna. Sul secondo disegno, utilizzate le linee per indicare i graffi e le croci per i danni. I moduli consentono anche di descrivere i danni indicati.
Confrontate attentamente il foglio di partenza con quello di ritorno, utilizzando le foto per verificare lo stato del veicolo prima e dopo il viaggio, prima di redigere una stima dei costi di riparazione. Cercate di arrivare a una cifra ragionevole che sia condivisa da entrambi.