Recevoir les voyageurs à leur retour et récupérer votre véhicule n’est pas un problème si vous avez mis en place un protocole de check-out.
Un bon protocole de check-out commence la veille de la date de retour de votre voyageur. Appelez-le pour vérifier que tout va bien et confirmer s’il arrivera à l’heure prévue pour le check-out. Une fois que le voyageur a déchargé ses affaires, faites un tour complet pour inspecter le camping-car à la recherche de dommages et documenter l’état du véhicule.
Inspection de votre véhicule
Vérifier l’état de votre camping-car après un voyage ne doit pas être une supposition. C’est pourquoi nos hôtes utilisent le contrat de location pour inspecter leur véhicule et clôturer correctement une réservation.
Parcourez ensemble le processus de vérification du camping-car et de remplissage du contrat de location avec le voyageur. S’accorder sur l’état du véhicule à ce stade vous aide tous les deux à éviter des litiges ultérieurs. Soyez totalement transparent avec le voyageur et communiquez clairement vos constatations.
Prenez des photos et des notes détaillées de tout nouveau dommage, et faites signer le contrat de location par le voyageur. Si vous constatez un dommage après le départ du voyageur, vous pouvez toujours déposer une réclamation, à condition de la signaler à Indie Campers dans les 7 jours suivant le retour du véhicule, avec la documentation justificative à fournir dans les 30 jours.
Remplir le contrat de location
Remplissez la section « jour de retour » du contrat de location lors de l’inspection du véhicule. Parcourez le document avec le voyageur en faisant le tour du véhicule, en vérifiant ensemble son état, le kilométrage et le niveau de carburant. Le contrat de location couvre les points suivants :
Heure du protocole de check-out
Si des frais s’appliquent pour un retard, le nettoyage, le kilométrage ou le carburant, assurez-vous qu’ils sont clairement indiqués dans les conditions de votre annonce ou dans le contrat de location à l’avance, afin que le voyageur y ait consenti avant la confirmation de la réservation.
Si le voyageur arrive avec plus de deux heures de retard, vous pouvez appliquer des frais équivalents à une demi-nuit. Si ce retard impacte une réservation suivante, vous pouvez appliquer une nuit complète par tranche de huit heures, ainsi qu’un frais administratif de 100 €.
Carburant
Vérifiez si le niveau de carburant correspond à ce qui est indiqué sur la fiche de départ du contrat de location. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez appliquer le tarif convenu par quart de réservoir, comme indiqué dans les conditions de votre annonce.
Kilométrage
Comparez la lecture du compteur kilométrique à celle enregistrée sur la fiche de départ du contrat de location pour calculer le kilométrage parcouru par le voyageur. S’il dépasse le forfait kilométrique convenu, vous pouvez appliquer le tarif convenu par kilomètre.
Nettoyage
Vérifiez si le voyageur a laissé le camping-car dans un état raisonnablement propre, y compris l’extérieur, l’intérieur, la cuve à déchets, la cuve à eaux grises et la cuve à eau. S’il n’a pas pris soin du véhicule, vous pouvez appliquer des frais de nettoyage, à condition que cela soit indiqué dans vos conditions.
Domages
Le contrat de location comprend deux plans techniques du van : un pour noter les dommages existants avant le départ, et un pour enregistrer les nouveaux dommages le jour du retour. Sur le plan de retour, utilisez des lignes pour les rayures et des croix pour les dommages, et utilisez les champs correspondants pour décrire ce que vous constatez.
Comparez attentivement les fiches de départ et de retour, en utilisant des photos pour documenter l’état du véhicule avant et après le voyage, avant d’estimer les coûts de réparation. Visez un montant sur lequel vous et le voyageur pouvez vous accorder. Si vous ne parvenez pas à un accord, ou si un dommage est identifié après le départ du voyageur, soumettez votre réclamation et la documentation à Indie Campers dans les délais indiqués ci-dessus. Indie Campers ne résout pas directement les litiges, donc si les deux parties soumettent des documents valides mais contradictoires, la caution est partagée entre vous.