Reizigers ontvangen bij hun terugkeer en het ophalen van uw voertuig is geen probleem als u een Check-out Protocol heeft ingesteld.
Een goed Check-out Protocol begint de dag vóór de terugkeerdatum van uw reiziger. Bel hen om te controleren of alles in orde is en bevestig of ze op de geplande check-out tijd zullen aankomen. Zodra de reiziger zijn bezittingen heeft uitgepakt, doet u een rondgang om de camper te inspecteren op schade en documenteert u de staat van het voertuig.
Uw voertuig inspecteren
De staat van uw camper controleren na een reis mag geen giswerk zijn. Daarom gebruiken onze Hosts de huurovereenkomst om hun voertuig te inspecteren en een boeking correct af te sluiten.
Doorloop samen met de reiziger het proces van het controleren van de camper en het invullen van de huurovereenkomst. Het eens zijn over de staat van het voertuig in dit stadium helpt jullie beiden om later geschillen te voorkomen. Wees volledig transparant met de reiziger en communiceer eventuele bevindingen duidelijk.
Maak foto’s en gedetailleerde aantekeningen van eventuele nieuwe schade en laat de reiziger de huurovereenkomst ondertekenen. Als u schade ontdekt nadat de reiziger al vertrokken is, kunt u nog steeds een claim indienen, zorg er dan wel voor dat u dit binnen 7 dagen na de terugkeer van het voertuig aan Indie Campers meldt, met ondersteunende documentatie binnen 30 dagen.
De huurovereenkomst invullen
Vul tijdens de voertuiginspectie het gedeelte "dag van terugkeer" van de huurovereenkomst in. Loop samen met de reiziger het document door terwijl u rond het voertuig loopt en controleer samen de staat, kilometerstand en brandstofniveau. De huurovereenkomst omvat het volgende:
Check-out Protocol tijd
Als er een vergoeding geldt voor late aankomst, schoonmaak, kilometers of brandstof, zorg er dan voor dat dit duidelijk vermeld staat in uw vermeldingstermijnen of huurovereenkomst vooraf, zodat de reiziger hiermee akkoord is gegaan voordat de boeking is bevestigd.
Als de reiziger meer dan twee uur te laat aankomt, kunt u een vergoeding van een halve nacht toepassen. Als de vertraging een volgende boeking beïnvloedt, kunt u per periode van acht uur een volledige nacht in rekening brengen, plus een administratieve vergoeding van €100.
Brandstof
Controleer of het brandstofniveau overeenkomt met wat op het vertrekformulier van de huurovereenkomst staat aangegeven. Als dat niet het geval is, kunt u de afgesproken vergoeding per kwart tank toepassen, zoals beschreven in uw vermeldingstermijnen.
Kilometerstand
Vergelijk de kilometertellerstand met het op het vertrekformulier van de huurovereenkomst genoteerde aantal kilometers om het verbruik van de reiziger te berekenen. Als dit buiten het afgesproken kilometerpakket valt, kunt u de afgesproken vergoeding per kilometer toepassen.
Schoonmaak
Controleer of de reiziger de camper redelijk schoon heeft achtergelaten, inclusief de buitenkant, binnenkant, afvalwatertank, grijswatertank en watertank. Als zij niet goed voor het voertuig hebben gezorgd, kunt u een schoonmaakkosten in rekening brengen, mits dit in uw voorwaarden staat vermeld.
Schade
De huurovereenkomst bevat twee technische tekeningen van de bus: één om bestaande schade voor vertrek te noteren en één om nieuwe schade op de dag van terugkeer vast te leggen. Gebruik op de terugkeer-tekening lijnen voor krassen en kruisen voor schade, en gebruik de bijbehorende velden om te beschrijven wat u vindt.
Vergelijk de vertrek- en terugkeerformulieren zorgvuldig, gebruik foto’s om de staat van het voertuig voor en na de reis te documenteren, voordat u de reparatiekosten inschat. Streef naar een bedrag waar zowel u als de reiziger het over eens kunnen zijn. Als u geen overeenstemming bereikt, of als schade wordt vastgesteld nadat de reiziger is vertrokken, dien dan uw claim en documentatie binnen de bovenstaande termijnen in bij Indie Campers. Indie Campers lost geschillen niet rechtstreeks op, dus als beide partijen geldige maar tegenstrijdige documentatie indienen, wordt de borg tussen u verdeeld.